Waarom en hoe verstuur je een ingebrekestelling?

Misschien heeft u het zelf wel eens meegemaakt. U heeft werkzaamheden verricht maar de factuur wordt niet betaald. Wat doe je dan?

Uw factuur wordt niet betaald?

Wanneer je een vordering hebt op een persoon, ook wel debiteur of schuldenaar genoemd, dan moet je deze persoon sommeren te betalen. In de sommatie wijs je (als schuldeiser) de debiteur erop dat er nog een vordering openstaat en dat deze, bij niet betaling, wordt vermeerderd met rente en buitengerechtelijke incassokosten.

De incassokosten waar de schuldeiser zich aan moet houden zijn vastgelegd in het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten. De hoogte van de incassokosten hangt geheel af van de hoogte van de vordering. Deze incassokosten zijn gegrond op art. 6:96 lid 6 BW.

Als aanspraak wordt gemaakt op buitengerechtelijke incassokosten, dan moet eerst gesommeerd worden. Dit wordt in de wet aanmanen genoemd. De sommatie dient aan wettelijke eisen te voldoen. Over deze eisen heeft het hof Den Haag bij arrest van 26 september 2017 een uitspraak gedaan. Om een uitspraak te doen, heeft het hof een arrest van de Hoge Raad bekeken van 25 november 2016 (ECLI:NL:HR:2016:2704).

In de zaak die behandeld werd door het hof was sprake van een huurachterstand. De verhuurder had in de sommatiebrief vermeld dat de huurder “binnen 16 dagen na heden” de vordering moest betalen. Deed de huurder dit niet, dan was hij ook incassokosten verschuldigd. Het hof beoordeelde deze sommatiebrief en oordeelde dat deze niet voldeed aan de wettelijke eisen. Deze stellen namelijk dat een termijn moet worden gegund van veertien dagen ná ontvangst van de brief. Het hof wees in deze zaak de incassokosten niet toe.

De wet stelt dat de termijn van veertien dagen pas gaat lopen vanaf de dag dat de brief is ontvangen en niet vanaf de dag dat de brief is verzonden. Dit wordt de ontvangsttheorie genoemd. Vermeld een schuldeiser in de brief “binnen 14 dagen na heden” of “binnen 14 dagen na verzending van deze brief”, dan is dit in strijd met de wet. De debiteur dient namelijk ten minste veertien dagen de tijd te hebben om te betalen. In deze uitspraak zit de fout niet bij de zestien dagen, maar in het stukje ‘na heden’.

Een schuldeiser mag de debiteur wel een langere termijn gunnen dan de veertien dagen. De schuldeiser moet kunnen bewijzen dat en op welke dag de debiteur de sommatie op z’n laatst heeft ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld door middel van het versturen van een aangetekende brief. Het is belangrijk te weten wanneer de debiteur de brief heeft ontvangen. Als een debiteur de betalingstermijn overschrijdt, dit kan al met een enkele dag zijn, dan is de debiteur de incassokosten verschuldigd. Betaalt de debiteur voor het verstrijken van de termijn een deel van de vordering, dan is hij nog de incassokosten verschuldigd. De debiteur is incassokosten verschuldigd over het deel van de vordering die niet tijdig is betaald.

14-dagen brief 

Zoals in de vorige alinea’s al duidelijk is gebleken, is het belangrijk om een correcte betalingstermijn te vermelden. Maakt de schuldeiser een fout in de gestelde termijn, dan kan dit niet worden hersteld door nogmaals een brief te sturen waarin staat dat de termijn wordt verlengd. De debiteur moet ook worden gewezen op welk bedrag hij verschuldigd is aan buitengerechtelijke incassokosten indien betaling niet volgt binnen de gestelde termijn. bedrag aan verschuldigd zal zijn.

Versturen per email? Mag dit en voldoet dit ook aan de eisen?

De wet heeft eisen gesteld aan de vorm van de ingebrekestelling. Deze dient namelijk schriftelijk te zijn. Maar wat wordt verstaan onder ‘schriftelijk’? In jurisprudentie, onder andere door rechtbank Amsterdam, Gerechtshof Arnhem en de Hoge Raad is geoordeeld dat een ingebrekestelling verstuurd via e-mail rechtsgeldig is, zolang wordt voldaan aan de wettelijke vereisten.

De rechtspraak en de wetgever achten het belangrijk dat de schuldeiser vrij is in de manier waarop het incassotraject wordt ingekleed en dat als de schuldeiser incassohandelingen heeft verricht hij hiervoor recht heeft ongeacht de aard van de incassohandeling. Uit het woord “aard” leidt het hof af dat de 14-dagen-brief ook per email verstuurd mag worden.

Een sommatie per e-mail versturen klinkt gemakkelijk, maar dit is niet altijd handig. Als er discussie ontstaat over de datum van ontvangst van de ingebrekestelling, dan dient de verzender te bewijzen dat en op welke dag de schuldenaar de veertiendagenbrief (op zijn laatst) heeft ontvangen.
E-mails zullen in de regel – technische storingen op het web daargelaten – dezelfde dag worden aangeboden bij de mailbox zoals die op de mailserver
voor de geadresseerde van de mail wordt aangehouden. Dit heeft dan tevens te gelden als moment van ontvangst (‘bereiken’) van het bericht door de
geadresseerde als bedoeld in artikel 3:37 lid 3 eerste zin BW. Niet van belang is wanneer de geadresseerde het bericht daadwerkelijk ziet of leest: wat dat betreft is een mailpostbus gelijk aan een gewone postbus waarin brieven belanden die vervolgens mogelijk niet aanstonds gelezen worden. Het is technisch mogelijk het moment van ontvangst van een email vast te leggen door een daarop gerichte ‘verklikker’ aan het bericht te hechten.

Veertiendagenbrief per exploot via de deurwaarder?

Wil je er zeker van zijn dat je 14-dagen brief de schuldenaar daadwerkelijk bereikt dan kun je deze laten betekenen (ter hand laten stellen) door de deurwaarder. Deze heeft dan gelijk te gelegenheid om de schuldenaar te spreken en wellicht een doorbraak te bereiken.

Probeer onze dienstverlening uit en ervaar zelf de kwaliteit. Bel onze incassospecialisten voor persoonlijk en deskundig advies. Geen keuzemenu of wachtrij, u spreekt direct met één van onze (juridisch) medewerkers.

neem contact met ons op

Of bel: 0546 - 544777